DJH MECHANICAL CORP
Apertura Futura: Oficina remota/Asistente personal (totalmente remoto)
Tiempo completo • Fully Remote - US
Beneficios:
- Horario flexible
- Oportunidad de ascenso
Resumen del puesto
¡Buscamos un asistente personal organizado y proactivo en Oficina Remota y Asistente Personal para unirse a nuestro equipo! El candidato ideal será detallista, hábil de tecnología y poseerá excelentes habilidades de interpretación para gestionar una variedad de tareas, incluyendo la gestión de calendarios, el seguimiento de facturas y la comunicación con clientes. Tou asumirá un puesto con muchos roles para que todo funcione sin problemas. Este puesto es totalmente remoto.
Responsabilidades
- Crea y mantén un calendario completo de fechas de vencimiento, renovaciones, plazos, transacciones recurrentes y eventos importantes.
- Pon recordatorios para hacer un seguimiento si sea necesario y obtener información, mantener relaciones, etc.
- Supervisa las declaraciones y pagos de impuestos, incluyendo el impuesto trimestral sobre ventas, declaraciones anuales, etc.
- Supervisa la flota de vehículos para renovaciones de matrícula, inspecciones, mantenimiento, cambios de aceite, seguros y multas de aparcamiento.
- Haz seguimiento de las facturas usando QuickBooks y controla las fechas de vencimiento.
- Revisa y paga facturas por tarjeta de crédito y ACH desde diferentes cuentas y guarda las confirmaciones.
- Recuerda a los clientes facturas pendientes próximas, pagos atrasados y envía extractos mensuales.
- Haz un seguimiento de las facturas que estén vencidas más allá de los 30, 60, 90 y 120 días, y haz el seguimiento en consecuencia.
- Comunícate con clientes, proveedores y agencias por teléfono y correo electrónico.
- Organiza la información en una hoja de cálculo y/o en un tablero de lunes.
- Guarda y organiza contactos.
- Abrir, escanear, renombrar y organizar digitalmente los archivos en Dropbox.
- Revisa el correo escaneado entrante y marca la urgencia y los puntos de acción.
- Colaborar con agencias municipales y estatales (NY y FL) como el Departamento de Edificios (DOB), DMV, Departamento de Finanzas (DOF) y otras según sea necesario.
- Reserva citas, reserva y regístrate en los eventos según sea necesario.
- Envía correos electrónicos profesionales, haz seguimiento de las respuestas y recopila información adicional según sea necesario.
- Prepara y completa la documentación, incluyendo rellenar formularios PDF correctamente.
- Utiliza software basado en la nube como Outlook, DropBox, QuickBooks Online y Microsoft Office Suite.
Cualificaciones
- Buenas habilidades organizativas, excelentes habilidades de comunicación y buena actitud.
- Conocimiento de ordenadores Mac y comodidad usando diferentes plataformas y herramientas.
- Capacidad para trabajar bien de forma independiente, gestionar múltiples tareas y priorizar de forma eficiente.
- Familiaridad con los principios básicos de contabilidad.
- Se prefiere familiaridad con la industria de la construcción, o con oficios como fontanería o climatización, pero no es obligatorio.
Este es un puesto remoto.
Compensación: $800.00 - $1,100.00 Por semana
(si ya tienes un currículum en Indeed)