DJH MECHANICAL CORP
Oficina remota/Asistente personal (totalmente remoto)
Tiempo completo • Fully Remote - US
Beneficios:
- Horario flexible
- Oportunidad de avance
Resumen del trabajo
¡Estamos buscando un asistente personal / oficina remota organizado y proactivo para unirse a nuestro equipo! El candidato ideal estará orientado a los detalles, será experto en tecnología y poseerá excelentes habilidades interpersonales para manejar una variedad de tareas, incluida la gestión del calendario, el seguimiento de facturas y la comunicación con el cliente. Tou asumirá un papel con muchos sombreros para que las cosas funcionen sin problemas. Esta posición es totalmente remota.
Responsabilidades
- Cree y mantenga un calendario completo de fechas de vencimiento, renovaciones, plazos, transacciones recurrentes y eventos importantes.
- Establezca recordatorios para hacer un seguimiento según sea necesario para obtener información, mantener relaciones, etc.
- Supervise las declaraciones de impuestos y los pagos adeudados, incluidos los impuestos trimestrales sobre las ventas, las declaraciones anuales, etc.
- Supervise la flota de vehículos para renovaciones de registros, inspecciones, mantenimiento, cambios de aceite, seguros y multas de estacionamiento.
- Realice un seguimiento de las facturas con QuickBooks y controle las fechas de vencimiento.
- Revise y pague facturas con tarjeta de crédito y ACH desde diferentes cuentas y guarde confirmaciones.
- Recuerde a los clientes las próximas facturas impagas, los pagos atrasados y envíe estados de cuenta mensuales.
- Realice un seguimiento de las facturas vencidas más allá de los 30, 60, 90 y 120 días, y realice un seguimiento en consecuencia.
- Comuníquese con clientes, proveedores y agencias por teléfono y correo electrónico.
- Organice la información en una hoja de cálculo y / o tablero del lunes.
- Guarda y organiza los contactos.
- Abre, escanea, cambia el nombre y organiza digitalmente los archivos en Dropbox.
- Revise el correo escaneado entrante y marque la urgencia y los elementos de acción.
- Interactúe con la ciudad y las agencias estatales (NY y FL) como el Departamento de Edificios (DOB), el DMV, el Departamento de Finanzas (DOF) y otros, según sea necesario.
- Reserve citas, haga reservas y regístrese para eventos según sea necesario.
- Envíe correos electrónicos profesionales, haga un seguimiento de las respuestas y recopile información adicional según sea necesario.
- Prepare y complete el papeleo, incluido el llenado de formularios PDF con precisión.
- Utilice software basado en la nube, incluidos Outlook, DropBox, QuickBooks Online y Microsoft Office Suite.
Calificaciones
- Fuertes habilidades organizativas, excelentes habilidades de comunicación y una buena actitud.
- Conocimiento de computadoras Mac y comodidad usando diferentes plataformas y herramientas.
- Capacidad para trabajar bien de forma independiente, manejar múltiples tareas y priorizar de manera eficiente.
- Familiaridad con los principios básicos de contabilidad.
- Familiaridad con la industria de la construcción o oficios como plomería o HVAC preferidos pero no obligatorios.
Esta es una posición remota.
Compensación: $800.00 - $1,100.00 Por semana
(si ya tienes un currículum en Indeed)